Feste selbst organisieren

Feste selbst organisieren

Eine Party organisieren ist für manche schon eine große Herausforderung, wie sieht es dann mit einem Fest für die gesamte Gemeinde aus? Was so abschreckend klingt, ist es in Wirklichkeit nicht, wenn man ein paar Dinge beachtet, die hilfreich sein können. Wir geben hier ein paar Einsteigertipps.

Gemeinsam ist man stark

Ein Fest oder Festival lässt sich nur als Team organisieren, und oftmals bieten bestehende Vereine eine gute Grundstruktur. Als Verein hat man aber auch eine kleine rechtliche Absicherung, und kann etwas professioneller gegenüber Dritten auftreten, als wenn man alles alleine machen will. Im Team sollten Aufgaben klar verteilt sein.

Aufgaben von Organisatoren

Fast jedes Fest und Festival hat die gleichen Aufgaben zu bewältigen und es sollte für jeden Bereich einen Verantwortlichen geben, der die Vorbereitung und Durchführung überwacht. Die klassischen Aufgabengebiete sind:

  • Finanzen
  • Veranstaltungsort
  • Essen und Trinken
  • Technik (Bühne, Licht, Sound)
  • Finanzen und Behördenangelegenheiten
  • Sicherheit
  • Personal

Die meisten Festivals bedienen sich ehrenamtlicher Helfer, aber auch die müssen organisiert und geführt werden. Wer die Finanzen unter sich hat, ist meist auch gut im Verhandeln mit Behörden und anderen Verwaltungsangelegenheiten. Wichtig ist, das man einen guten Finanzplan hat, der wenig von Verkäufen abhängig ist – man will ja nicht Verluste aus eigener Kasse bezahlen müssen. Besser sind feste Standmieten, öffentliche Zuschüsse und Sponsoren.

Ausgabenkontrolle

Am wichtigsten ist dass man eine Kontrolle über die Ausgaben hat. Diese sollten so gering wie möglich gehalten werden. Oftmals bekommt man einige Leistungen auch gratis, zum Beispiel von einem Verleih von Soundanlagen oder einen Bühnenverleiher, der als Sponsor auftreten will. Viele Vereins- oder Gemeindemitglieder können ebenfalls helfen, wenn sie eine Firma haben, deren Dienste für das Fest gebraucht werden könnten. Wenn man als Verein als gemeinnützig anerkennt ist, kann das sogar von der Steuer abgezogen werden. Das gilt natürlich auch und besonders für Geldspenden, die ein Fest oder Festival von Sponsoren bekommt.

 
 

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